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【個資法即時通】公司於辦理採購程序時,廠商倘出具授權書授權由被授權人出席開標、比價、議價等程序,則公司蒐集被授權人之個人資料是否須向其為告知並經其同意?其蒐集之特定目的為何?

  • 張貼日期:2016/10/20

答:
(一)按法人乃法律上擬制之人格,一切事務必須由其代表人或受僱人行使職權或執行職務,始得為之。故法人為履行與其他法人間之契約或接觸磋商等類似契約關係,而蒐集、處理或利用「法人業務上之必要連繫個人資料」,例如法人代表人或員工處理法人業務之必要連絡方式資料,應屬符合個資法第19條第1項第2款規定之合理蒐集,無須另外經當事人同意。惟其利用時,仍應參照個資法第5條比例原則規定,不得逾越必要範圍,並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。是以,公司為辦理採購程序而蒐集投標廠商之負責人或其授權代理之人的相關個人資料,倘係為辦理該採購程序之必要範圍內所蒐集之個人資料,而符合個資法第19條第1項第2款「與當事人有契約或類似契約之關係,且已採取適當之安全措施」之情形,即無須再另行經該投標廠商之負責人或其授權之人的同意(個資法第19條第1項第5款規定參照)。
(二)次按是否須向「被授權人」履行個資法之告知義務,應依具體個案情形,檢視有無個資法第8條第2項規定之免為告知事由(例如第5款「當事人明知應告知之內容」),以決定是否須履行告知義務;倘無免為告知事由,而應向當事人告知個資法第8條第1項規定之事項時,其「告知」之方式,包括任何足以使當事人知悉或可得知悉之方式,例如言詞、書面、電話、簡訊、電子郵件、傳真、電子文件等方式,均屬之(個資法施行細則第16條規定參照)。是以,公司履行告知義務之方式,並不限於以書面方式。若以書面方式履行告知義務,並請當事人於該書面簽名,係為取得當事人知悉告知內容之紀錄,則與其是否同意個人資料之蒐集或處理無涉,應予辨明。
(三)有關「個資法之特定目的及個人資料之類別」係採例示兼概括特定目的及個人資料類別之立法方式,並非可包含所有可能之活動,公務機關或非公務機關於參考本規定,選擇特定目的及個人資料類別時,仍宜提出詳盡之業務活動說明,列入證據文件或個人資料檔案公開事項作業內,以補充澄清特定目的及個人資料類別實質內涵(「個資法之特定目的及個人資料之類別」總說明參照)。準此,公司應視實際進行之業務活動為何,以決定伴隨該業務活動所蒐集之個人資料之特定目的為何。公司辦理採購程序,應可認為基於「採購與供應管理」(代號107)之特定目的而蒐集相關個人資料。
(摘自「法務部105年10月18日法律決字第10503515770號書函」-本函全文可於本部全球資訊網點選「法務部主管法規查詢系統」查詢)